Um desastre, quer natural, quer provocado pelo homem, é «um acontecimento inesperado, de consequências altamente destrutivas». As bibliotecas e os arquivos deveriam congregar o melhor do seu esforço para se prepararem para possíveis desastres, começando por analisar a sua situação e recursos disponíveis, elaborando de seguida um plano de prevenção de riscos cujo objectivo principal consiste em minimizar os riscos, tanto quanto possível, e maximizar a eficácia da resposta, na ocorrência de um desastre.
É muito difícil garantir a eficácia de um plano de prevenção de riscos, porque ele pode nunca vir a ser aplicado. Assim, será necessário manter o empenhamento do pessoal, o esforço financeiro e a reavaliação constante dos riscos e das prioridades, durante muitos anos, sem que esse plano venha alguma vez a ser posto em prática.